Mungkin Anda berpikir bahwa tanpa mengetahui perbedaaan dan kegunaannya-pun Anda tetap dapat menjalankan fungsionalitas email dengan baik. Jadi Apa kegunaannya Anda mengetahui perbedaan ini? Berikut beberapa alasan mengapa Anda harus tahu perbedaannya.
To
Seperti yang telah Anda ketahui, kolom To tentu saja merujuk ke alamat penerima. Tapi isi kolom ini hanya dengan penerima utama dari email yang Anda buat.
CC (Carbon Copy)
Gunakan ini untuk diisi dengan alamat-alamat email lain selain si penerima utama. Semua alamat email yang ada di sini akan mendapatkan copy dari email terkait. Semua orang yang berada di kolom CC akan dapat melihat alamat email lainnya yang berada di kolom To dan CC.
BCC (Blind Carbon Copy)
Sama halnya dengan CC, semua alamat email yang berada di kolom ini akan menerima copy dari email. Bedanya adalah semua penerima, baik itu di kolom To, CC atau BCC itu sendiri tidak akan dapat melihat alamat email orang lain yang berada di kolom BCC.
Beberapa program email menyebut email yang berada di kolom ini sebagai 'Undisclosed Recipients' (penerima rahasia).
Penerima yang berada di kolom CC dan BCC, tidak diharapkan untuk melakukan suatu tindakan terkait atas email tersebut, seperti membalas email tersebut misalnya. Dan biasanya, BCC hanya digunakan untuk bukti atau backup dari email tanpa perlu diketahui oleh penerima lainnya.
KAPAN PENGGUNAAN YANG TEPAT?
Sebenarnya, tidak ada kata 'tepat' atau 'benar' dalam penggunaannya, karena ini bersifat relatif tergantung atas alasan si pengirim. Tapi berikut adalah beberapa contoh nyata dari kapan penggunaan seharusnya.
To
Kolom To ini sudah pasti Anda isi, dan isilah dengan penerima utama dari email terkait. Contoh nyata dari penggunaan kolom ini-pun sangatlah banyak dan dapat dikatakan selalu benar, terkecuali jika Anda mengisinya dengan daftar alamat email yang panjang dan tidak jelas.
CC
Anda mungkin ingin menggunakan kolom CC ini pada saat Anda meminta cuti ke manager Anda tetapi juga ingin memberitahukan pihak lain seperti HRD (Human Resource Department) bahwa permintaan telah dibuat.
Tindakan harus ditangani oleh manajer, tetapi permintaan harus diketahui oleh pihak HRD. Maka letakkan alamat email HRD di CC dan alamat email si manajer di kolom To. Alasannya adalah karena manajer adalah orang yang akan menangani email tersebut, sedangkan HRD hanya akan mencatat permintaan tersebut tanpa melakukan aksi terkait email tersebut.
BCC
Digunakan jika Anda ingin mengirim sebuah email dengan banyak alamat email tetapi Anda tidak ingin penerima lain mengetahui beberapa alamat email lainnya. Jika begitu, itu adalah saat yang tepat untuk menggunakan kolom BCC, karena BCC memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke beberapa alamat email tanpa penerima lain mengetahui alamat email pada kolom BCC.
BAGAIMANA CARA MENGIRIM EMAIL KE ALAMAT BCC?
Alamat email yang ada di BCC mungkin tidak terlihat, tetapi beberapa program email tetap memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke alamat-alamat email tersebut. Untuk cara spesifiknya, berbeda pada setiap program email. Anda mungkin ingin mencarinya di Internet, tetapi cara umum akan tetap dibahas berikut ini.
Menghindari daftar alamat email yang panjang
Pada kenyataannya, jika Anda hanya menggunakan kolom "To" mungkin fungsionalitas email dapat dijalankan, tapi pernahkah Anda mendapatkan email yang tujuannya tidak jelas dikirim untuk siapa? Bahkan alamat email Anda berada di antara daftar panjang alamat email lain yang sama sekali tidak Anda kenal.
Tidak hanya ini merupakan etika yang buruk, tetapi juga terkadang menyebalkan karena beberapa orang akan salah menggunakan alamat email Anda pada saaat forward email.
Tidak hanya ini merupakan etika yang buruk, tetapi juga terkadang menyebalkan karena beberapa orang akan salah menggunakan alamat email Anda pada saaat forward email.
Privasi terkait alamat email
Pada saat seseorang memberikan Anda alamat email mereka, baik secara langsung atau melalui pesan email maka ada harapa tersembunyi bahwa Anda dipercaya untuk tidak menunjukkan alamat email tersebut ke orang tidak dikenal.
Jangan sampai Anda dianggap spammer
Pastikan orang yang Anda kirim memiliki alasan untuk menerima email Anda atau mereka akan memperlakukan email Anda sebagai spam. Bahkan beberapa orang yang begitu melihat daftar alamat email penerima yang panjang, akan menganggap email itu spam.
Karena, tingkat spam itu sendiri sangatah tinggi sekarang ini. Oleh karena itu, buatlah setiap orang berpikir bahwa Anda bukan bagian dari spam itu melainkan seseorang yang dapat menjalankan dan mengerti fungsionalitas email dengan baik. Dengan kata lain, seorang profesional.
JADI, APA PERBEDAANNYA?
Anda telah tahu alasan mengapa Anda harus mengetahui perbedaan dan kegunaan dari To, Cc, dan Bcc, sekarang mari kita lihat apa perbedaan dari ketiga kolom tersebut.
Karena, tingkat spam itu sendiri sangatah tinggi sekarang ini. Oleh karena itu, buatlah setiap orang berpikir bahwa Anda bukan bagian dari spam itu melainkan seseorang yang dapat menjalankan dan mengerti fungsionalitas email dengan baik. Dengan kata lain, seorang profesional.
JADI, APA PERBEDAANNYA?
Anda telah tahu alasan mengapa Anda harus mengetahui perbedaan dan kegunaan dari To, Cc, dan Bcc, sekarang mari kita lihat apa perbedaan dari ketiga kolom tersebut.
To
Seperti yang telah Anda ketahui, kolom To tentu saja merujuk ke alamat penerima. Tapi isi kolom ini hanya dengan penerima utama dari email yang Anda buat.
CC (Carbon Copy)
Gunakan ini untuk diisi dengan alamat-alamat email lain selain si penerima utama. Semua alamat email yang ada di sini akan mendapatkan copy dari email terkait. Semua orang yang berada di kolom CC akan dapat melihat alamat email lainnya yang berada di kolom To dan CC.
BCC (Blind Carbon Copy)
Sama halnya dengan CC, semua alamat email yang berada di kolom ini akan menerima copy dari email. Bedanya adalah semua penerima, baik itu di kolom To, CC atau BCC itu sendiri tidak akan dapat melihat alamat email orang lain yang berada di kolom BCC.
Beberapa program email menyebut email yang berada di kolom ini sebagai 'Undisclosed Recipients' (penerima rahasia).
Penerima yang berada di kolom CC dan BCC, tidak diharapkan untuk melakukan suatu tindakan terkait atas email tersebut, seperti membalas email tersebut misalnya. Dan biasanya, BCC hanya digunakan untuk bukti atau backup dari email tanpa perlu diketahui oleh penerima lainnya.
KAPAN PENGGUNAAN YANG TEPAT?
Sebenarnya, tidak ada kata 'tepat' atau 'benar' dalam penggunaannya, karena ini bersifat relatif tergantung atas alasan si pengirim. Tapi berikut adalah beberapa contoh nyata dari kapan penggunaan seharusnya.
To
Kolom To ini sudah pasti Anda isi, dan isilah dengan penerima utama dari email terkait. Contoh nyata dari penggunaan kolom ini-pun sangatlah banyak dan dapat dikatakan selalu benar, terkecuali jika Anda mengisinya dengan daftar alamat email yang panjang dan tidak jelas.
CC
Anda mungkin ingin menggunakan kolom CC ini pada saat Anda meminta cuti ke manager Anda tetapi juga ingin memberitahukan pihak lain seperti HRD (Human Resource Department) bahwa permintaan telah dibuat.
Tindakan harus ditangani oleh manajer, tetapi permintaan harus diketahui oleh pihak HRD. Maka letakkan alamat email HRD di CC dan alamat email si manajer di kolom To. Alasannya adalah karena manajer adalah orang yang akan menangani email tersebut, sedangkan HRD hanya akan mencatat permintaan tersebut tanpa melakukan aksi terkait email tersebut.
BCC
Digunakan jika Anda ingin mengirim sebuah email dengan banyak alamat email tetapi Anda tidak ingin penerima lain mengetahui beberapa alamat email lainnya. Jika begitu, itu adalah saat yang tepat untuk menggunakan kolom BCC, karena BCC memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke beberapa alamat email tanpa penerima lain mengetahui alamat email pada kolom BCC.
BAGAIMANA CARA MENGIRIM EMAIL KE ALAMAT BCC?
Alamat email yang ada di BCC mungkin tidak terlihat, tetapi beberapa program email tetap memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke alamat-alamat email tersebut. Untuk cara spesifiknya, berbeda pada setiap program email. Anda mungkin ingin mencarinya di Internet, tetapi cara umum akan tetap dibahas berikut ini.
- Buat email baru (compose) di program email Anda
- Masukkan "Undisclosed Recipients" pada kolom To:, diikuti oleh alamat email Anda dalam "<",">"
- Kolom To: Anda akan terlihat seperti: "Undisclosed Recipients
" - Jika Anda ingin melakukan ini dengan cepat, maka daftarkan "Undisclosed" sebagai nama pertama dan "recipients" sebagai nama terakhir ke buku email Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan alamat email lainnya, letakkan alamat email si penerima di kolom BCC, dipisahkan oleh koma jika banyak.
- Isi email Anda dengan pesan atau isi yang Anda inginkan
- Kirimkan.
